Dokumenty biurowe, akta, dokumenty księgowe, pracownicze i inne zazwyczaj przechowywane i archiwizowane są w segregatorach. Ustawa nakazuje przechowywać je co najmniej kilka lat. Potrzebują one bezpiecznego miejsca na przechowywanie. Najlepiej nadaje się do tego archiwum zakładowe. Dlatego wszelkie instytucje wytwarzające dokumenty archiwalne – przedsiębiorstwa państwowe oraz firmy prywatne są zobowiązane do utworzenia archiwum zakładowego.
Archiwum zakładowe powinno mieścić się na parterze lub piętrze budynku, nie zaleca się umiejscawiania archiwum w piwnicy, chyba że piwnica jest sucha i dobrze wentylowana. Lokal archiwum powinien być suchy, dobrze oświetlony, odpowiednio ogrzewany, powinien być wyposażony w dobrą wentylację i sprawną instalację elektryczną. W pomieszczeniu archiwum zakładowego powinny się znaleźć: pokój biurowy, pomieszczenie, które spełnia funkcję czytelni, magazyny archiwalne zapewniające właściwe, bezpieczne przechowywanie akt.
Lokal archiwum powinien być wyposażony w ochronę przed pożarem (alarm przeciwpożarowy, sprzęt przeciwpożarowy, gaśnice), przed nasłonecznieniem, przed włamaniem. Stan techniczny budynku należy regularnie sprawdzać, trzeba też przygotować plan gotowości oraz reagowania w przypadku wszelkich zagrożeń.
Wyposażenie archiwum
Niezbędnym elementem wyposażenia archiwum są regały archiwalne. Pozwalają one utrzymać ład i porządek w pomieszczeniu archiwalnym. Są odporne na wszelkie uszkodzenia mechaniczne, na warunki zewnętrzne, na wilgoć, na zbyt wysokie temperatury, na korozję.
Regały archiwalne powinny być ustawione prostopadle do okien. Należy pamiętać o zachowaniu odpowiedniej odległości między regałami – minimum 80 cm.
Regały trzeba odpowiednio ponumerować. W archiwum powinny znaleźć się też regały i szafy na specyficzne rodzaje dokumentów wymagające szczególnych warunków przechowywania. Niezbędne są też stanowiska biurowe: biurka i krzesła dla archiwistów. Konieczne są również stoliki, krzesła oraz lampki, aby można było udostępniać akta na miejscu. W archiwum musi się znaleźć komputer oraz drukarka. Elementami wyposażenia archiwum są też wszelkie materiały biurowe (papier, druki, teczki, pudła).
W każdym archiwum zakładowym powinna znaleźć się też drabinka lub schodki zapewniające bezpośredni dostęp do najwyższych półek i umożliwiające szybkie odnalezienie znajdujących się tam dokumentów.
